Pengertian perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa
Proses perencanaan
Proses perencanaan harus memperhatikan empat faktor penting yaitu:
1. waktu,
2. pengumpulan dan analisis data,
3. tingkatan perencanaan
4. kelenturan atau fleksibilitas.
Empat tahap dasar perencanaan:
1. Menetapkan tujuan
2. Merumuskan keadaan
3. Identifikasi kemudahan dan identifikasi hambatan
4. Pengembangan kegiatan
Empat hal diatas adalah langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan saat tahap pertama
Rencana operasional: Penguraian lebih terperinci bagaimana rencana strategic akan dicapai
Terdiri dari :
- Rencana sekali pakai:
Program, Proyek dan anggaran
- Rencana tetap:
Kebijaksanaan, Prosedur standard dan Aturan
Rencana strategic: Dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas
Faktor Waktu dan Perencanaan
Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif-alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Penetapan Tujuan
Definisi Tujuan
Suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai
A. Etzioni , “ Modern Organization “
“ Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan “ dan sebagai ” pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang dimana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya”
Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi, Misi Organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Tujuan Organisasi merupakan pernyataan tentang keadaaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan – kegiatan organisasi.
Tujuan umum (tujuan strategic) yang dipilih akan menentukan kegiatan – kegiatan dan mengikat sumber daya-sumber daya untuk jangka waktu yang panjang.
Tujuan khusus secara fungsional berdiri sendiri tetapi secara operasional terangkai dalam pemberian pedoman pencapaian tujuan organisasi.
Fungsi Tujuan
1. Pedoman bagi kegiatan
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional pengorganisasian
Management By Objective (MBO)
Diperkenalkan pada tahun 1954 oleh Peter Druker, “ the pratice of management “
MBO merupakan penetapan prosedur formal atau semi formal, yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan oleh kegiatan (langkah), sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan.
Istilah management by objective
1. Manajemen berdasarkan sasaran
2. Manajemen berdasarkan hasil
3. Management by results
4. Goals management
5. Work planning and review
6. Goals and controls
7. Joint target setting
Esensi dari MBO adalah
1. Penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang berkerja sama
2. Penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu dirumuskan dengan jelas dalam bentuk hasil-hasil yang dapat diukur.
3. Penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan kerja dan penilaian sumbagan masing-masing anggota.
Peter Drucker menekankan pada hubungan tujuan individu dan tujuan umum, penerapan MBO adalah untuk mencapai efisiensi operasi seluruh organisasi melalui operasi yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.
Sukses penerapan MBO didasarkan pada dua hipotesa :
1. Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibandingkan bila seseorang tidak merasa terikat.
2. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi
Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari manajer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya
pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Tipe-Tipe Keputusan
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.Keputusan terprogram/keputusan
terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram.
Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt
bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.
2.Keputusan
setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt
diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk
terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan
perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem
komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.
3.Keputusan
tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi
berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di
manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk
terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan
biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal
yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur.
Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan
tdk terstruktur yg jarang terjadi.
Proses Pembuatan Keputusan
1. pemahaman dan perumusan masalah
manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menetukan bagian bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya tidak dipecahkan
2. pengumpulan dan analisa data yang relevan
setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat
3. pengembangan alternatif
pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah
5. Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer
6. implementasi keputusan
manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumberdaya yang diperlukan, serta menugaskan wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil. sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapka peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi
7. evaluasi atas hasil keputusan
implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus menerus apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan
Keterlibatan Bawahan dalam Pembuatan Keputusan
keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi misal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi misal dengan meminta gagasan dan saran saran. pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakkukan secara kelompok atau tidak.
Sumber:
http://opickrockstar.wordpress.com/2010/11/29/2-penetapan-tujuan/
http://muhammadrizky.ngeblogs.com/2009/10/17/penetapan-tujuan-organisasi/
http://jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15585/M4_PROSES+PERENCANAAN.pdf
http://nurmadwidarmayanti.blogspot.com/2009/10/tulisan-tipe-keputusan-manajemen.html
